OTEL AÇILIŞ ÖNCESİ YAPILMASI GEREKEN İŞLER
Hizmet kaliteniz ve müşteri memnuniyetinizin arkasındaki gizli güç, iyi planlanmış ve kusursuza yakın işleyen operasyonunuzdur. Tablonun genelini en iy gören, tabloya dışarıdan bakabilmeyi bilendir. Operasyonunuzu uzman danışmanların gözünden, objektif bir biçimde görün.Açılış öncesi dönemde bir otelin gidiş hattını belirleyecek, büyük bir yatırımın doğru şekilde sağlandığı çok kritik bir süreçtir.
Projenin büyüklüğüne göre planlanan açılış tarihinden 6 ila 15 ay önce açılış öncesi ofisi açılır ve çalışmalarına başlar. Bu süreçte otel inşaatının optimal şekilde projelendirilmesi, açılacak otelin pazardaki konumunun tespiti, organizasyon şemasının belirlenip işe alım ve eğitim uygulamalarının hayata geçirilmesi, otelin bakanlık standartlarında uygun kategorizasyon çalışmasının yapılması gibi hayati önem taşıyan çalışmaların yapılması gerekmektedir . Bu aşamalarda profesyonel destek verilmektedir .
Otel projesini geliştirme desteği ,
İnşaat satın alma desteği,
Tasarım ilkelerinin uygulanması desteği
Konsept geliştirme desteği
Pazar araştırması ve pazar konumunun belirlenmesi
Açılış öncesi pazarlama planının belirlenip uygulanması
Açılış öncesi bütçesinin ve operasyon bütçesinin hazırlanması
Partner Piar ajansı ile beraber kurumsal kimlik ve promosyon çalışması
Profesyonel fotoğraf çekimleri ( Online ve Web sitesi satış -pazarlama deparmanı açısından önemlidir )
Halkla ilişkiler faaliyetlerinin planlanması ve uygulanması desteği
Açılış öncesi satışların belirlenmesi ve satışa açılması
Organizasyon şemasıyla beraber işe alım desteği
İşe alınan personele gerekli eğitimlerin verilmesi
Otel teçhizat / malzeme / üniforma ve tüm otel ihtiyaçlarının belirlenmesi
Bilgi işlem sistemlerinin kurulumu
muhasebe departmanının kurulması gerekli program ve eğitimlerin verilmesi ,
Risk yönetimi ve sigorta analizlerinin hazırlanması
Gerekli lisansların alınması
OTEL DEPARTMANLARINDA YAPILACAK OPERASYON VE FAALİYETLER
Genel olarak bakarsak eğer 10 ana başlık altında kısaca sınıflandırabiliriz .
- Genel Yönetim
- Yiyecek&içecek
- Ön Büro
- Eğlence & Spor & Sağlık (Wellness) & Kültürel olaylar
- Satış , Pazarlama ve Halkla İlişkiler
- İnsan Kaynakları
- Finans
- House keeping- Çamaşırhane- Kuru Temizleme
- Mühendislik
- Yatırımcı ile ilişkiler
Genel Operasyon
– • FF&E (Mobilya, Demirbaş & Teçhizatları) ve OS&E (İşletme Malzeme & Teçhizatları) gibi özellik taşıyan malzemenin seçiminde ve satın alımında listelerinin hazırlanması ve denetimi.
- Tüm departmanlar için detaylı kontrol verimlilik incelemesi ( yiyecek içecek, spor, önbüro, satış pazarlama, housekeeping, güvenlik, muhasebe, satınalma, mühendislik)
- Tüm departman ve bölümler için prosedürlerin hazırlanması(personel, muhasebe, satış pazarlama ve satınalma gibi departmanlarda dahil)
- Tüm pozisyonlar için görev tanımları ve sorumluluklarının hazırlanması ve uygulanması
- Departman müdürlerinin eğitilmesi( özellikle sürekli misafir memnuniyetini sağlayacak, satışı desteklemeye ve mali sorumluluğu arttırmaya yönelik)
- Çevrecilik programının tanıtılması
- Müşteri şikayet ve memnuniyet programının hazırlanması
- Karlılığı arttırıcı çalışmalar yapmak
- Misafir memnuniyeti ve sadakati sağlayıcı kalite arttırmaya yönelik hizmet standartları oluşturmak ve tanıtmak.
– • Turizm bakanlığının istediği yıldızlanma aşamasına yardımcı olmak
Yiyecek& İçecek
- Menü planlaması ve yiyecek içecek promosyonları için beslenme ve mevsimsel değişikliklerin takibi ve uygulaması
- Kaliteli catering, banket ve toplantı ve oda servisi sistemlerinin kurulması
- Yiyecek içecek outletlerinin konsept ve operasyonunu (menü, dekorasyon, eğlence, hizmet çeşidi, hizmet saatleri, promosyonel faaliyetleri gibi ) konularda analiz ederek en etkili ve karlı çözümlerin oluşturulması
- Sezona ve olaylara bağlı olarak yiyecek içecek promosyonları hazırlamak
- Mutfak ve restaurant yerleşim planı tasarımı
- Yiyecek içecek maliyetlerinin kontrolü
- Yüksek hijyen standartlarının uygulanması
- Menü planlaması ve fiyat stratejilerinin belirlenmesi
- Servis ve hizmet standartlarının oluşturulması
Önbüro
- Münferit misafirler ve gruplar için özel bir karşılama ve kayıt prosedürü hazırlanması ve tanıtımı (giriş öncesi, VİP, hoşgeldiniz dahil)
- Concierge ve bellboy hizmetlerinin kurulması
- Özel bir night-audit sistemi kurulması
- Özel bir kasa sistemi kurulması
- Telefon ile konuşma becerileri ile ilgili özel bir çalışma
- bilgi işlem programı kuruluşunu organize etmek.
- shuttle servis ve transfer sistemi ( otel standartlarına göre değişir )
- Rezervasyon prosedürleri
- Eğitim desteği verilmesi
Eğlence & Spor & Sağlık (Wellness) & Kültürel olaylar
- Farklı ilgi gruplarına yönelik aktivite ve programlar oluşturmak
- Modern turizmde çok önemli bir faktör haline gelen Wellness konsepti uygulamalarını operasyon içerisine yerleştirmek.
- Misafirlerin beklentileri ve operasyon ile ilgili en son gelişmelerin takibi ve uygulanması
- Misafir memnuniyet programı
- Çocuk programları düzenlenmesi
- Yüksek kaliteli animasyon hazırlanması
Satış , Pazarlama ve Halkla İlişkiler
- Satış pazarlama planının hazırlanması ve uygulanması ( medya planı , pazar bölümlendirmesi)
- Satış blitz’lerinin, road showların ve fuar katılımlarının organizasyonu.
- Satış pazarlama bütçesi hazırlanması
- Kurumsal kimliğin oluşturulması ve uygulanması
- Sürekli promosyon programlarının hazırlanması ( otelin durumuna göre değişiklilik gösterir )
- Tüm acenta ve tur operatörlerine tanıtım organize etmek
- Bölgesel, ulusal ve uluslararası kuruluşlar ile halkla ilişkiler faaliyetleri yapmak.
– Belirlenen bütçeler doğrultusunda hedeflere ulaşmak için stratejik planların oluşturulmak .
– Online satış kanallarında ve otelin online satışında statejik tüyoların verilmesi ve oluşturulmak.
İnsan Kaynakları
- Personel el kitabının hazırlanmak
- Oryantasyon programının hazırlanmak ve sonrasın da hayata geçirmek
- Personele motivasyon ve teşvik programların hazırlanmak
- Tüm personele eğitim programları hazırlamak .
- Motivasyon ve kariyer geliştirme programlarını hazırlamak
- Personel değerlendirme ve performans programının hazırlanması ve uygulanması.
- Yeni personel bulmaya yönelik kaynaklarla ile ilgili insan kaynakları programını kurmak
Finans
- Tüm departmanlar için yıllık bütçe hazırlanması
- Tüm departman müdürlerini mali sorumluluklarını üstlenecek şekilde eğitmek , programlamak.
- Tüm Departmanların karlılık analizini yapmak
- Hedeflere göre sapmaları ve sebeplerini içeren aylık ve yıllık kar zarar raporu hazırlanmak
- Dayanıklı dayanıksız mallar ile demirbaşlar için düzenli envanter çalışmalarını yapmak
- Detaylı gelir kontrol sistemi kurulmak.
- Kredi kontrol sisteminin kurmak
House keeping- Çamaşırhane- Kuru Temizleme
- Düzenli temizlik programları hazırlanması( günlük, haftalık, aylık)
- Temizlik standartlarının belirlenmesi
- Hijyen standartlarının kurmak
- Tüm ekipmanlar için özel bir bakım programı oluşturmak
- Detaylı temizlik ve yıkama maliyet programı hazırlamak
– HK departmanına gerekli eğitimleri vermek
– HK departmanı için gerekli kimyasal eğitimlerinin vermek . (Alınan kimyasal grubuna göre verilir. )
Mühendislik
- Yatırımı koruyacak , müşteri memnuniyetini en yüksek seviyede tutacak, önleyici bakım hizmetini uygulamaya sokmak
– Gerekli yıllık bakım anlaşmalarını sağlamak ve yatırım maliyetlerini kontrollü bir şekilde kalmasını sağlamak
- Isıtma , aydınlatma ve enerji maliyetlerinin nasıl düşürüleceği ile ilgili yöntemlerin uygulamaya sokulması
Yatırımcı ile ilişkiler
- Bir önceki ayın tüm faaliyetlerini içeren mali rapor sunulması (bütçedeki sapmaları da gösteren kar zarar raporu, envanter raporları )
- Geçen ayın satış pazarlama faaliyetleri
- Gelecek aylar için satış pazarlama faaliyetleri
- Departman performans raporları
– Yeni Yatırım planlarının ve fizibilite çalışmalarını organize etmek
